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Umlage von Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung
Betriebkosten hat grundsätzlich der Vermieter zu tragen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn im Mietvertrag die Umlage bestimmter und genau bezeichneter Betriebskosten vereinbart ist. Dennoch dürfen nicht alle anfallenden Kosten umgelegt werden, sondern nur solche, die im Katalog der Betriebskostenverordnung genannt sind. Die am 1. Januar 2004 im Mietrecht in Kraft tretende Verordnung „über die Aufstellung von Betriebskosten“ (Betriebskostenverordnung) definiert die Betriebskosten in Abgrenzung zu den Verwaltungskosten und den Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten wie folgt:
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(1) ……..(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht:
1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),2.
die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).“
Für die Wohnraummiete gilt folgendes:
Verwaltungskosten können mithin per Gesetz nicht als gleitende Umlage mit oder ohne jährliche Abrechnung auf die Mieter umgelegt werden § 556, 560 BGB. Zu Unrecht bezahlte Beträge können die Mieter zurückfordern (OLG Karlsruhe RE WM 88,204).
Die Verjährungsfrist für solche Ansprüche beträgt jedoch 3 Jahre >>> Verjährung. Jede abweichende vertragliche Vereinbarung, die den Mieter zur Übernahme von Verwaltungskosten verpflichtet ist nach § 556 Abs 4 BGB unwirksam.
Häufig wird von Seiten der Vermieter wird immer wieder versucht, Verwaltungskosten in anderen Kostenpositionen zu „verstecken“, z.B. in den >>>Hausmeisterkosten. Erledigt der Hausmeister auch Aufgaben, die der Verwaltung des Gebäudes zuzurechnen sind, so müssen dieses Kostenanteile ausgeschieden werden und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Hausmeisterkosten gehören zwar zu den umlagefähigen Betriebskosten, nicht aber Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, welche in der Praxis zumindest teilweise von den Hausmeistern mit wahrgenommen werden. Der Vermieter hat daher über einen längeren Zeitraum des Abrechnungsjahres im einzelnen mit Stundenangaben auszuführen, welche Aufgaben der Hausmeister in welcher Zeit ausgeführt hat, wozu eine Buchführung unumgänglich ist. (AG Osnabrück, Urteil vom 22. April 2004 , Az: 6 C 17/04 (XXX), 6 C 17/04).
Die Überwachung der Wartungsverträge und Kontrolle der Wartungsfirmen sind als Verwaltungskosten nicht umlagefähig. ( LG Gera, Urteil vom 31. Januar 2001 , Az: 1 S 185/00). Ebenso sind die durch den Verwaltungsaufwand entstehenden Kosten für Wohn-raumkündigung, Zeitungsanzeigen (Neuvermietung) Rechtsberatungskosten, Steuerberater-kosten oder Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung nicht umlagefähig. Dies sind Kosten der „Geschäftsführung“ gemäß § 1 Ziffer 2 der BetriebskostenVO (siehe oben).
Ausnahme: Die Erstattung nicht umlagefähiger Verwaltungskosten durch den Mieter kann vertraglich vereinbart werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass sie im Mietvertrag deutlich von den Neben- und Betriebskosten abgetrennt als Bestandteil der Nettomiete ausgewiesen werden, und die ortsübliche Vergleichsmiete insgesamt nicht überschritten wird. (LG Mannheim Urteil vom 16.06.1999 = NZM 2000,490). Es muss sich ferner um eine individuelle vertragliche Vereinbarung handeln. Eine entsprechende in einem Formularvertrag enthaltenen Klausel dürfte unwirksam sein.
Nach der Modernisierung des Schuld- und Mietrechts dürfte diese vom LG Mannheim vertretene Ansicht aber nicht mehr zutreffend sein, denn § 556 Abs 1 BGB schreibt ausdrücklich vor, dass nur noch die in der Verordnung genannten Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können.
Bei Sozialwohnungen können Verwaltungskosten in die Wirtschaftlichkeitsberechnung eingestellt werden.
Die Verwaltungskosten des Vermieters und Eigentümers einer Eigentumswohnung können grundsätzlich nicht als Betriebs- und Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. AG Forchheim, Urteil vom 14. Juli 1999 , Az: 2 C 391/99.
Für die Geschäftsraummiete gilt:
Im Mietvertrag kann mit dem Mieter vereinbart werden, dass auch Verwaltungskosten umgelegt werden und (anteilig) von ihm zu tragen sind (BGH Urteil: BGHZ 183, BGHZ Band 183 Seite 299 = NZM 2010, BGH, Urteil v. 10.9.2014 – XII ZR 56/11). Dies gilt nach schwer nachvollziehbarer Ansicht des Bundesgerichtshof auch dann, wenn die Mietvertragsklausel keine Bezifferung oder höhenmäßige Begrenzung der Verwaltungskosten enthält.
Die formularmäßige Auferlegung der Instandhaltung und Instandsetzung gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen auf den Mieter ohne Beschränkung der Höhe nach verstößt aber gegen § BGB § 307 BGB § 307 Absatz I, BGB § 307 Absatz II BGB (im Anschluss an Senat, NZM 2005, NZM Jahr 2005 Seite 863 = NJW-RR 2006, NJW-RR Jahr 2006 Seite 84), denn eine solche Klausel hat keinen hinreichenden Bezug zum Mietgebrauch oder zur Risikosphäre des Mieters. Das bedeutet, der Mieter könnte durch die Klausel auch verpflichtet sein, für eine Instandsetzung zu bezahlen, mit der er „nichts zu tun hat“, weil der Mangel schon vor Mietbeginn entstanden ist und durch seine Nutzung nicht vertieft wurde.
Mietrecht 12 – 2015 Mietrechtslexikon